فن تنظيم وبرمجة الوقت

الفصل الأول
تضييع الوقت

ينكر العديد من الناس ضياع أوقاتهم وأنهم يقومون بذلك بدون قصد، مثل عدم اكتمال المهام، أو تراكم الأعمال، أو فقدان الأشياء عند الحاجة إليها والعديد من العوارض التي تحدث، وإن لم يتم تداركها بشكل سريع سوف تكون نتائجها وخيمة.

ما الذي يقف حائلاً في طريقك؟
عليك أن تسأل نفسك: ما هي الأمور التي تقف عائقاً في طريق تنظيم وقتك وإدارته وعدم ضياعه؟ ولإيجاد الأسباب أو المضيعات أو عوائق التنظيم عليك أن تكون صادقاً مع نفسك في تحديدها.
01 طريقة شائعة مهدرة الوقت، هي القيام بأمور لا يجب القيام بها أبداً:
وهي تلك الأمور التي لا تعود عليك ولا على غيرك بالفائدة من أدائك لها، مثل استعمالك للنظام اليدوي بدلاً من برمجته لعدم ثقتك بالنظام الجديد .

02القيام بأمور ينبغي على غيرك الاهتمام بها:
من المريح أن نقوم بالأعمال التي نتقنها، ولكن قد تُفوَّض هذه الأعمال إلى الآخرين حتى نوفر لنا الوقت الكافي للإدارة ولا نتحجج بالمساعدة أو عدم قدرة الآخرين.

03 قد تتطلب الأمور أكثر مما يلزمها، وذلك للأسباب التالية:
لكونك غير منظم، وتقوم بالأمور بسرعة قبل معرفتها، وتؤدي كل هذه الأمور بنفسك.

04 يرفض الكثيرون الاعتراف بإضاعة وقت الآخرين، متذرعين بعدم توفر الوقت لتأدية حتى أمورهم الشخصية من خلال:
- عدم اطلاع الآخرين على المعلومات الجديدة.
- تطلب مقابلة شخص لأمر ما، وتنسى تهيئة الأوراق اللازمة لمقابلته فيضيع الوقت في التفتيش عنها.
- عقد اجتماعات مرتجلة فيجهل الحاضرون عما تتكلم.

الأعذار:
يعجز العديد من الأشخاص عن إنجاز أعمالهم في الوقت المحدد لأسباب هي:
- قد يبدو أن الأمر لا يستحق العناء الكثير.
- ليس هناك مردود مباشر.
- توفير أمور أكثر أهمية.
- نسيان إنجاز الأمور في الوقت المحدد.
إن الاختباء خلف الأعذار الوهمية لن تحل مشكلتك أمام نفسك وأمام الآخرين، لذا كن صريحاً مع نفسك لمعرفة السبب الحقيقي لعدم إنجازك الأعمال التي التزمت بها. إن تصرفاتك تدل على مدى تنظيم الوقت.

الفصل الثاني
التخطيط لمهامك

الشخص الدائم الانشغال لديه قدرة على التحكم بوقته أكثر من غيره، حيث إنه يتمكن من القيام بعدة أمور في يوم واحد. إن تخطيط المهام التي يجب أن تقوم بها يبدأ من:
01 معرفة مسؤولياتك:
عندما تتفهم وتدرك مسؤولياتك وما ينبغي عليك القيام به تكون بمثابة أنك تخط لنفسك لائحة تحدد من خلالها الواجبات والالتزامات التي عليك.
02 تحديد الأهداف:
يلعب تحديد الأهداف دوراً مهماً في إدارة الوقت، فتجعلك تتحكم بالأحداث بدلاً من أن تتحكم هي بك.
03 تحديد الأولويات:
إن تحديد الأولويات يساهم بشكل مباشر في تحقيق الأهداف لذلك عليك أن تتفحص أعمالك وتؤديها حسب أولويتها وأهميتها.
04 طارئ مهم:
عليك أن تميز بين الطارئ والمهم؛ حتى تتمكن من الاستفادة القصوى من وقتك.

الفصل الثالث
برمجة وقتك

لكي تدير وتنظم وقتك بنجاح عليك أن تضع الأساليب والآليات التي تضمن عدم ضياع وهدر وقتك.

التعامل مع مواعيد العمل الأخيرة:
عليك أن تحدد وقتاً محدداً لانتهاء أعمالك، وهذا يجعل الأعمال الصغيرة أو الكبيرة تأخذ حجمها الطبيعي من الوقت، مما يزيد من قدرة التركيز لديك على الإنجاز، وهذا بدوره سيحفظ وقتك.

التطرق إلى مهام ضخمة:
قد تثقل كاهلك المهام الضخمة وتثبط عزيمتك، والمطلوب منك ألا تنزعج وابدأ بمعالجة المهام الصعبة الواحدة تلو الأخرى.

تحديد الوقت الذي لا تقاطع خلاله:
عليك أن تضع آلية محددة تشعر الآخرين من حولك بعدم مقاطعتك أثناء أدائك مهامك، وآخر تكون خلاله متفرغاً؛ حتى تمكن الآخرين من الاتصال بك.

إنجاز معظم اللقاءات/
لا شك أن اللقاءات سواء كانت اجتماعات أو غيرها تكون عديمة الفائدة عندما لا يكون هناك نتيجة بناءة للاجتماع، بل ويصبح هدراً للوقت، لذا عليك أن تحدد في لقاءاتك عدة أمور؛ منها: هدف اللقاء، ودورك فيه، وما يتوجب عليك بعد اللقاء.

الفصل الرابع
طرق كسب الوقت

كسب الوقت عملية سهلة، تعتمد فقط على التنظيم ولإعانتك على التنظيم عليك بما يلي:

وضع القائمة:
من الحقائق التي يجب أن تدركها أنك لن تتمكن من القيام بعدة أمور في نفس الوقت، فإما أن تهمل بعضها أو تؤديها كلها بطريقة سيئة، والحل الأمثل لذلك هو وضع قائمة ترتب فيها إنجاز واجباتك بانضباط ودقة.

معالجة الأعمال المدونة على أوراق (الوثائق):
معظم الأشخاص يشكون تكدس الأوراق لديه، سواء في المكتب أو البيت أو السيارة؛ لذا عليك للتعامل مع الأوراق بما يلي:
01 ضعها في ملف.
02 ادرسها.
03 أرسلها لغيرك.
04 احفظها في صندوق (النفايات).

الاحتفاظ بالسجلات الشخصية:
السجلات الشخصية تختصر وقت البحث لديك، وتعينك على عدم هدر وقتك؛ كالمفكرة ودفتر الملاحظات والسجلات.

إيجاد الأشياء:
تعتبر هذه المهمة سهلة على أصحاب الذاكرة القوية، بينما يختلف الأمر عند ضعاف الذاكرة، لذا عليهم أن يضعوا آلية مناسبة لسرعة لوصول إلى الأشياء عند البحث عنها؛ لأن ذلك معين على الحفاظ على الوقت وعدم هدره فيما لا يجدي.

اتباع الطرق المختصرة:
هناك مساعدات تختصر الوقت المبذول، مما يوفر لنا وقتاً إضافياً في حياتنا، وربما تسبب هذه الطرق الضيقَ من الآخرين، بيد أن الأمر الأهم يتعلق بأغلى ما نملك، والذي لا يمكن أن يُعوَّض وهو الوقت.

الفصل الخامس
العمل مع الآخرين

قد تساعد مشاركة الآخرين في تنظيم الوقت ، وقد تسبب ضياع الوقت إذا لم تدرب من حولك على القيام بالأعمال؛ سوف تضطر دائماً أن تؤدي أعمالك بنفسك، مما يساهم على المدى البعيد في ضياع الكثير من وقتك الثمين.

تفويض العمل:
لا يعني تفويض العمل الاتكالية والراحة، وإنما يعني تدريب من حولك لتوفير الوقت لديك، ولمنح الآخرين فرصة التعلم والتطور، ولإيجاد صف احتياطي للأزمات.

العمل المشترك المثمر:
عندما تحترم وقت الآخرين سوف تضمن احترامهم لوقتك، لذا أطلعهم على المعلومات الجديدة، وأشركهم بأفكارك، وضع حداً لإنجاز العمل وحفزهم للانتهاء في موعده.

المشاركة بفعالية:
عندما تطلب مشاركة الآخرين يجب أن تكون التعليمات المعطاة واضحة للأفهام موضحة لطبيعة المهام، وهذا بدوره سيؤدي إلى التفاهم.

الفصل السادس
إيجاد وقت لنفسك

إن بإنجاز أعمالك في أوقاتها، واحترامك لمواعيد الآخرين، ومراعاتهم؛ تكسب الآخرين، إضافة للمحافظة على وقتك وتنظيمه.

مراجعة عاداتك الشخصية:
إن قضاء أمورك بشكل منظم مهما كانت حقيرة؛ سيجعل منك شخصاً محل تقدير الآخرين وأولهم نفسك، حاول تغيير بعض عاداتك اليومية الروتينية والتي تسبب في هدر وقتك، سوف تجد وقتاً إضافياً لقضاء حياتك بشكل مثمر وفعال.

استغلال وقت الفراغ:
إذا كنت تجد صعوبة في إيجاد وقت فراغ، عليك أن تقف مع نفسك وتخصص وقتاً لنفسك، وإلا لن تحظى به أبداً؛ بل سوف تقع فريسة للعمل حتى وقت راحتك ووقت عائلتك إذاً أعط نفسك وقتاً من الفراغ؛ لتنعم به وتستمع بالراحة في مكان بعيد عن جو العمل، في مكان أنت تحبه وبرفقة أعز الناس إليك.

منافع كسب الوقت:
01 التخطيط السليم المتكامل.
02 استنباط الأفكار الجديدة أو المشاريع الجديدة.
03 تنمية مواهبك .
04 الاهتمام بنفسك
05 تعزيز اهتماماتك الشخصية.